1. Verantwoordelijke voor de verwerking

One of a Kind Photography by Van Vlasselaer (hierna: “de FOTOGRAAF”) is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals bepaald in deze privacyverklaring.

2. Toepassing

Deze privacyverklaring is van toepassing op:

• bezoekers van de website www.oneofakindphotography.be,
• personen die contact opnemen via e-mail, telefoon of het contactformulier,
• klanten of potentiële klanten die een offerte aanvragen of een fotosessie boeken,
• personen die herkenbaar zijn op door de FOTOGRAAF gemaakte foto’s.

3. Verwerkte persoonsgegevens

De FOTOGRAAF kan volgende categorieën persoonsgegevens verwerken:

• Identificatie- en contactgegevens (naam, adres, e-mail, telefoonnummer);
• Facturatie- en betalingsgegevens;
• Gegevens over de geboekte sessie (datum, locatie, type shoot);
• Beeldmateriaal waarop personen herkenbaar zijn;
• Communicatie- en correspondentiegeschiedenis (offertes, e-mails);
• Technische gegevens bij websitebezoek (IP-adres, browser, tijdstip).

De FOTOGRAAF verwerkt enkel persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor het doel waarvoor ze verzameld worden.

4. Doeleinden van de verwerking

Persoonsgegevens worden verwerkt voor volgende doeleinden:

1. Uitvoering van een overeenkomst of offerteaanvraag;
2. Communicatie met klanten en leveranciers;
3. Levering en facturatie van diensten;
4. Boekhoudkundige en fiscale verplichtingen;
5. Beheer van het klantenbestand;
6. Promotie van het werk van de FOTOGRAAF (mits toestemming voor gebruik van beeldmateriaal);
7. Verbetering van de website en dienstverlening.

5. Rechtsgrond van de verwerking

De verwerking gebeurt op basis van:

• Contractuele noodzaak (uitvoering van een overeenkomst of voorbereiding daarvan);
• Wettelijke verplichting (boekhouding, btw-administratie);
• Gerechtvaardigd belang (beheer en bescherming van de onderneming);
• Toestemming van de betrokkene (bij gebruik van foto’s voor promotionele doeleinden).

6. Bewaartermijn

De FOTOGRAAF bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk.

• Administratieve en facturatiegegevens: wettelijke bewaartermijn van 7 jaar;
• Beeldmateriaal: minimaal 1 jaar na levering en zolang toestemming geldig blijft of redelijkerwijs relevant is voor portfolio-doeleinden;
• Contact- en communicatiegegevens: maximaal 2 jaar na laatste contact indien geen klantrelatie ontstaat.

7. Delen van gegevens met derden

Persoonsgegevens worden enkel gedeeld met derden indien dit strikt noodzakelijk is voor:

• uitvoering van de overeenkomst (bv. drukker, albumleverancier, hostingprovider);
• wettelijke verplichtingen (boekhouder, fiscale instanties);
• beheer van IT-systemen of beveiliging van data.

Met deze partijen worden verwerkersovereenkomsten afgesloten om de bescherming van persoonsgegevens te waarborgen.

8. Beveiliging

De FOTOGRAAF neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik, onbevoegde toegang of openbaarmaking (zoals beveiligde opslag, versleutelde communicatie en beperkte toegang tot bestanden).

9. Rechten van betrokkenen

Iedere betrokkene heeft het recht om:

• inzage te vragen in de eigen persoonsgegevens;
• onjuiste gegevens te laten verbeteren;
• gegevens te laten wissen (“recht om vergeten te worden”);
• bezwaar te maken tegen verwerking of overdracht van gegevens;
• toestemming in te trekken voor verwerkingen gebaseerd op toestemming.

Verzoeken kunnen kosteloos worden gericht aan info@oneofakindphotography.be.

10. Gebruik van beeldmateriaal

Beeldmateriaal waarop personen herkenbaar zijn, wordt enkel gebruikt voor promotionele doeleinden (website, sociale media, portfolio) na voorafgaande toestemming van de betrokkenen of hun wettelijke vertegenwoordigers (zoals opgenomen in de algemene voorwaarden).

11. Cookies en website-gebruik

De website kan functionele cookies gebruiken voor een goed technisch functioneren.
Er worden geen tracking- of marketingcookies geplaatst zonder toestemming.
Meer informatie hierover wordt afzonderlijk vermeld in de cookieverklaring op de website.

12. Klachten en toezichthouder

Bij vragen of klachten over de verwerking van persoonsgegevens kan de betrokkene contact opnemen met de FOTOGRAAF via info@oneofakindphotography.be.
Indien gewenst kan ook een klacht worden ingediend bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA):
Drukpersstraat 35, 1000 Brussel – www.gegevensbeschermingsautoriteit.be

13. Wijzigingen

De FOTOGRAAF behoudt zich het recht voor deze privacyverklaring aan te passen. De meest recente versie is steeds raadpleegbaar op www.oneofakindphotography.be/privacy.